Lo que he aprendido de mis mejores clientes
Una de las ventajas de tener un negocio de renta de recintos para eventos corporativos, es el conocer y aprender de muchas empresas organizadoras de eventos, que amablemente eligen uno de nuestros espacios para que su cliente a su vez reciba a sus invitados.
Hemos tenido eventos de todo tipo, pero desde mi punto de vista hay una serie de factores que los mejores clientes practican y que aseguran el éxito del evento:
Planeación.
Como todo en la vida esto es vital. Los mejores organizadores de eventos son aquellos que primero piden toda la información necesaria por correo, para saber si las características del espacio se adecuan a las necesidades del evento y del cliente: ubicación, capacidad, servicios, costo, etc. Es una arte el hacer buenas preguntas.
2. Visita.
Antes de llevar al cliente, un organizador de eventos hace cita para conocer el espacio de su interés. Verifica lo que recibió por correo y revisa con detenimiento los aspectos importantes para el desarrollo óptimo del evento: dimensiones, facilidades para el montaje y proceso del evento, iluminación, acústica, limpieza, seguridad, estacionamiento, etc.
3. Visita en compañía del cliente.
El organizador de eventos es, gracias a su visita previa, el que lleva "la voz cantante". De esta manera su cliente percibe que ya tiene un dominio del lugar y esto proyecta profesionalismo e interés. Nosotros, como anfitriones, solo hacemos pequeñas intervenciones con el fin de puntualizar algunos aspectos.
4. Visita con proveedores.
Una vez cerrado el trato con su cliente, el organizador cita en el venue a los proveedores que van a participar el día del evento, para establecer la logística: catering, iluminación, sonido, registro, etc. Nosotros presentamos a los responsables del venue para que respondan a todas y cada una de las dudas y necesidades. Así, el día del evento todos saben qué hacer y con qué cuentan para hacerlo.
5. Minuto a minuto.
La certidumbre es invaluable. El organizador debe compartir con los involucrados la agenda del evento y así estar preparados para adelantarnos a las necesidades de cada momento del evento. Esto se agradece mucho y proyecta ante el cliente control del evento.
Seguramente hay más aspectos que derivan en el éxito de un evento y si gustas compartirlo con los demás, adelante. El objetivo de este espacio es compartir ideas y aprender todos de todos. ¡Gracias!.
Víctor Cuartero / Director de Central Venue
